Метод GTD + Bullet Journal: Як навести лад у справах за допомогою блокнота і улюбленої ручки

Як навести лад у справах за допомогою блокнота
Фото — @adolfofelix / Unsplash

Коли навколо дедалі більше інформації, шуму та зобов’язань кількість справ, обов’язків та ідей перевищує наші когнітивні можливості. Саме тому методика Getting Things Done (GTD) стала класикою для всіх, хто хоче не просто бути продуктивним, а мати спокійну і контрольовану свідомість. У цій статті ми розглянемо, що таке метод GTD і хто його автор. Також поговоримо про те, як GTD можна інтегрувати з Bullet Journal, як реалізувати цю систему в звичайному блокноті та яку канцелярію краще обрати, щоб усе працювало максимально зручно й ефективно.

Як навести лад у справах за допомогою блокнота

1. Що таке GTD і хто його створив

Getting Things Done — це система управління завданнями, яка базується на простій, але потужній ідеї: краще не тримати все в голові, а зберігати й обробляти справи за межами свідомості. Це дозволяє знизити стрес і чітко розуміти, що робити далі.

Її автор — Девід Аллен (David Allen), американський консультант із продуктивності. У своїй книзі він описав п’ять основних етапів системи GTD:

  1. Спочатку ви збираєте всі завдання, ідеї та обов’язки в один список або блокнот.
  2. Потім розбираєте ці записи — вирішуєте, що це таке і чи треба щось з цим робити.
  3. Далі ви структуруєте інформацію: створюєте списки з діями, календарем, проєктами тощо.
  4. Регулярно переглядаєте все — щотижня або частіше.
  5. І нарешті — дієте, виходячи з контексту, доступного часу та рівня енергії.

Це не просто система завдань. Це спосіб навести лад у голові.

Блокноти Bullet Journal

2. GTD + Bullet Journal

Я прийшов до Bullet Journal, намагаючись покращити свою особисту продуктивність — темою, яка захоплює мене вже майже двадцять років. Хоча я пробував усі можливі застосунки, найкраща система завжди виходила тоді, коли я просто писав від руки.

Автор цієї думки — Скотті Джексон (Scotty Jackson) — GTD-практик, який з 2005 року використовує систему Девіда Аллена і навіть став сертифікованим тренером у 2019. У своїй статті на офіційному блозі Bullet Journal, він детально розповідає, як поєднує ці два підходи.

GTD — це ментальна модель про те, як робити. А Bullet Journal допомагає бути. GTD — інструмент-агностик, а BuJo — це конкретна практика з ритуалами, що втілюють систему в реальному житті.

Він пояснює, що п’ять фаз GTD — Збір, Уточнення, Організація, Огляд і Виконання — інтуїтивно повторюються й у BuJo:

  1. Збір (Capture). Щоденне ведення записів у BuJo забезпечує надійне та послідовне місце і підхід для фіксації всього, що може знадобитися згодом
  2. Уточнення (Clarify). Завдяки щоденним ритуалам з’являється можливість переконатися, що все записане — зрозуміле й осмислене. Практика BuJo також вчить записувати з думкою про себе в майбутньому.
  3. Організація (Organize). Система Bullet Journal створює гнучку структуру колекцій та методику міграції, що дозволяє кожному запису опинитися на своєму місці. Окрім базових колекцій, користувачі можуть створювати індивідуальні — наприклад, список справ для обговорення з керівником чи нотатки й дії, пов’язані з ремонтом у домі.
  4. Огляд (Review). Ритуали, метод C.A.R.E. і міграція — усе це формує регулярний огляд. Якщо GTD каже нам що варто переглядати, то BuJo показує як це робити.
  5. Виконання (Engage). Ритуали Bullet Journal допомагають краще тримати зобов’язання під контролем. Завдяки цьому можна приймати зважені рішення щодо того, за що братися в конкретний момент. Що ще важливіше — практика BuJo допомагає залишатися вірним власним цінностям і намірам, роблячи вибір ще більш усвідомленим.

Підсвідомо ми всі часто дотримуємось певної послідовності дій, навіть не замислюючись над цим. До появи Bullet Journal (BuJo) і без жодної спеціальної підготовки з продуктивності, типова ситуація може виглядати так.

Уявімо розмову з Хав’єром, який згадує, що наступного тижня у Шалізи день народження. Виникає ідея зробити приємне — наприклад, подарувати квіти. Оскільки Хав’єр зайнятий, хтось бере на себе цю справу. Але на той момент вже заплановано інший дзвінок.

На аркуші біля робочого місця з’являється запис: «Квіти для Шалізи» — це момент фіксації (capture). Потім, після дзвінка та низки повсякденних справ, запис потрапляє знову на очі — виникає розуміння, що потрібно подзвонити до флориста (Уточнення / сlarify). З’являється нагадування в телефоні, а дата народження додається до календаря (Організація / organize).

Наступного дня в списку справ видно цей пункт. На даний момент людина зайнята, але знає, що матиме вільний час після роботи, тому додає нагадування на 16:00 (Огляд / review).

О 16:00 надходить сповіщення, дзвінок здійснено, замовлення зроблено згідно з календарем (Реалізація / engage).

Ця ситуація показує, що багато хто інтуїтивно слідує методології GTD (Getting Things Done). Проте система Bullet Journal додає до цього не лише структуру, а й сенс. Якщо GTD — це ментальна модель, то BuJo — це цілісна практика з наміром.

3. GTD у звичайному блокноті

Щоб користуватися GTD, не обов’язково мати спеціальний застосунок або окрему платформу. Вам вистачить звичайного блокнота. Ось як це може виглядати.

Як навести лад у справах за допомогою блокнота

Почніть із створення однієї або кількох сторінок для «Інбоксу». Це буде місце, куди ви записуєте все нове — ідеї, завдання, думки, що з’являються протягом дня.

Далі створіть окремий список для дій, які можна виконати найближчим часом. Це буде ваш розділ «Наступні дії».

Для складніших справ, які потребують кількох кроків, заведіть сторінку під назвою «Проєкти». Тут ви записуєте поточні проєкти з їх підзадачами.

Якщо є речі, які залежать від інших людей або подій, запишіть їх у розділ «Очікую».

Не забудьте організувати розділ «Календар» для справ або зустрічей із конкретними датами.

А всі ідеї, які не мають терміновості або потребують натхнення, можна розміщувати в розділі «Можливо/Колись».

Записи у блокноті

Раз на тиждень повертайтеся до всіх цих розділів, оновлюйте їх і стежте за актуальністю вашої системи.

Це може бути простий зошит, поділений на секції. Або ж Bullet Journal із закладками й індексом. Головне — постійне оновлення й довіра до системи.

Важливо пам’ятати: GTD не має на меті завантажити вас роботою. Його ціль — звільнити вашу увагу для справжньо важливого, щоб ви могли діяти з розумінням і сенсом.

4. Канцелярія, яка підсилює GTD

Блокноти

Блокнот Leuchttum1917 в точку
  • Leuchtturm1917 (Німеччина): це може бути будь-який блокнот у крапку цього бренду або спеціальний Bullet Journal Edition 2 (середній, чорний), створений у співпраці з Райдером Керролом — автором методу BuJo. Ця оновлена версія враховує багаторічні відгуки спільноти та має нові функції: сітку Grid Guide на твердій обкладинці для точного розташування контенту, сторінки Key, Index, Intentions і Future Log.
  • Rhodia Goalbook (Франція): французький варіант планувальника для ведення за методом Bullet Journal. Відрізняється оригінальною структурою, яскравою гнучкою обкладинкою і чудовою якістю паперу, яким здавна славиться бренд Rhodia (Родія). Goalbook складається зі змісту (на трьох розворотах), розділів з вертикальним і горизонтальним щомісячником (на двох розворотах кожен) і основної частини з пронумерованими сторінками в крапку (від 1 до 224).
  • Paper Republic (Австрія): стильний та практичний блокнот у форматі Traveler’s Notebook. Виготовлений із якісної шкіри, дозволяє комбінувати кілька зошитів одночасно. Ідеальний варіант для створення окремих розділів GTD і налаштування системи під себе.
  • Paperblanks Bullet Journal (Канада): створений спеціально для методу Bullet Journal. Можна почати з будь-якої дати, фіксуючи найрізноманітніші речі у зручний спосіб. Має персональну сторінку з іменем і номером телефону, сторінку Index для змісту та нумерацію сторінок для зручної навігації.

Ручки

Наліпки для блокнотів
  • Sakura Pigma Micron: лінери з архівним пігментним чорнилом, підходять для точного й довговічного письма.
  • Faber-Castell Fine Pen: чудовий вибір для щоденних нотаток і малювання — пишуть м’яко й мають широкий вибір товщини.
  • Pilot FriXion (Пиши-стирай): ідеальні для тих, хто любить виправляти — чорнило зникає при терті, що зручно для списків дій.
  • Leuchtturm1917 Drehgriffel: стильна кулькова ручка в ретро-дизайні, яка гармонійно доповнює однойменні блокноти.
  • Lamy Safari: пір’яна (або кулькова, або ролерна) ручка для тих, хто хоче, щоб кожне слово мало вагу.

Додаткове

Декоративний скотч Paperblanks
  • Стікери й нотатки: для тимчасових позначок і коротких нагадувань.
  • Кольорові маркери (наприклад, Faber-Castell Textliner): допомагають кодувати інформацію за темами або пріоритетами, незалежно від бренду — головне, щоб вам було зручно й приємно працювати з кольором.
  • Декоративний скотч (наприклад, Paperblanks): чудовий для стилізації розділів, акцентів у записах або просто як естетичний елемент.
Наліпки для блокнотів