Коли повсякденних справ багато, а часу на їх виконання хронічно бракує, важливо зупинитися у щоденній круговерті й задати собі питання: «Чи вірно я розставляю пріоритети?» Часто причиною нашої втоми є не велетенський список завдань, а брак навичок ефективного тайм-менеджменту. Впорядкувати життя, подолати прокрастинацію й встигати все допоможе матриця Ейзенхауера.
Історія виникнення методу
Матриця Ейзенхауера — один із дієвих методів планування часу, який можна використовувати в роботі, навчанні, організації побутових справ. Цей метод названо на честь Дуайта Ейзенхауера, 34-го президент Сполучених Штатів Америки. Він керував країною у 1953-61 роках, увійшовши в історію, як один із найорганізованіших та найефективніших управлінців.
«У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не завжди важливі, а важливі не завжди термінові» — говорив Ейзенхауер. Керуючись цим принципом визначення пріоритетності справ, президент упорядковував свої щоденні робочі графіки.
На початку 90-х «друге життя» цьому методу подарував американський мотиваційний спікер Стівен Кові. У своєму бестселері «7 звичок надзвичайно ефективних людей» він детально описав практичні аспекти складання матриці управління часом, назвавши її «Чотири квадранти Кові».
У 2018 році науковці довели ефективність цього методу. Учасникам експерименту пропонували обрати порядок виконання справ. Більшість людей обирали термінові, а не важливі справи. Термінові справи обирали ті, хто позиціонував себе як зайнята ділова людина. Але коли учасникам дослідження запропонували обміркувати наслідки вибору пріоритетності виконання завдань, більшість наддали перевагу важливим справам.
Популярність методу Ейзенхауера обумовлена його універсальністю. Він однаково підходить усім, чиє життя проходить у режимі багатозадачності: керівникам компаній, студентам, офісним працівникам чи домогосподаркам.
Визначаємо цінності і цілі
Матриця Ейзенхауера допоможе структурувати всі ваші справи, та перш ніж працювати над нею, варто визначити цілі, осмислити свої життєві цінності та пріоритети. Це допоможе зрозуміти, що для вас на даному етапі життя справді важливо й першочергово. Наприклад — ви маєте ціль, побудувати успішну кар’єру в новій компанії. Але окрім кар’єрних звершень, серед ваших базових життєвих пріоритетів — власне здоров’я, якому шкодить понаднормова праця, родина, що потребує часу й уваги. Відповідно до цього, варто визначати важливість і терміновість усіх справ.
Алгоритм побудови матриці: від термінового до важливого
На окремому аркуші записника складаємо загальний список справ та визначаємось з термінами їхнього виконання. Щоб зрозуміти, які з них найважливіші задайте собі питання: Чи потрібно це робити зараз? Чи можу я це відкласти або делегувати? Чи це завдання співзвучне з моїми життєвим цілями? Це допоможе визначити в який квадрат матриці записати завдання.
Наприклад: «Чи потрібно працювати над проєктом?» Так, інакше є шанси втратити роботу. Ця справа важлива й термінова.
«Чи потрібно прибирати в кімнаті?» Так, інакше в домі пануватиме безлад. Але якщо один день пожити в безладі, чи станеться щось жахливе? Ні. Отже, ця справа важлива, але не термінова. Опрацювавши всі пункти зі списку, можна переходити до креслення матриці.
Для її створення вам знадобиться записник з лінуванням в клітинку, лінію, крапку чи взагалі без нього, лінійка, ручки, кольорові маркери для виділення.
Матриця Ейзенхауера являє собою чотири квадрати в основі яких вертикальна і горизонтальна вісь. Вертикальна вісь позначає «важливі справи». Горизонтальна — «термінові справи».
Розкреслюємо аркуш на чотири частини. Створюємо таблицю із заголовками: «Важливо і терміново», «Важливо, але не терміново», «Не важливо, але терміново», «Не важливо і не терміново».
- Важливо і терміново — в цей блок записуємо найважливіші справи, відкладання яких може спровокувати серйозні неприємності чи нашкодити вашій діловій репутації. Сюди додаємо важливі проєкти «на вчора», які вас попросили виконати замість когось, візити до лікаря в разі раптової хвороби тощо. Звісно, форс-мажорів не уникнути, та якщо навчитися систематично планувати свої справи — цей квадрат часто лишатиметься порожнім;
- Важливо, але не терміново — сюди записуємо всі поточні справи пов’язані з щоденними обов’язками. Робота, заняття спортом, купівля продуктів, вивчення іноземної мови, перевірка домашніх завдань у дитини. Цей квадрат найважливіший. Ті, хто виконує першочергово справи зі списку «важливо, але не терміново», досягає найвищих показників ефективності та уникає перевтоми. Відсутність терміновості дозволяє виконувати роботу якісно і без зайвого стресу;
- Не важливо, але терміново — сюди записуємо справи, які потребують вашої уваги, але не наближають до власних омріяних цілей. Наприклад, замінити лампочку, здати в ремонт праску, завітати на вечірку до знайомих. Важливо максимум справ з цього списку делегувати, інакше є шанси потонути в рутині;
- Не важливо і не терміново. Подивитися серіал, пограти в комп’ютерну гру, переглянути стрічку новин в соцмережах і написати коментарі під фотографіями друзів. Не можете відмовитися від цих «пожирачі часу», бо це допомагає вам розслабитися і перемкнутися? Варто хоча б привчити себе займатися неважливим лише тоді, коли усі справи з перших трьох блоків матриці будуть виконані.
Матриця Ейзенхауера ефективна лише в короткостроковому плануванні справ — на день чи тиждень. До того ж, варто пам’ятати, цей метод працює виключно тоді, коли важливість і терміновість справ визначено правильно.
Оформлювати матрицю можна різними кольорами. Виконані справи викреслювати чи позначати особливими відмітками. В кінця дня варто аналізувати ефективність планування, результати своєї роботи та фактори, що завадили здійснити задумане.
