Если бы в мире существовал чемпионат по сарафанному радио, победителем стала бы система планирования Bullet Journal. Столько позитивных отзывов, советов и вариантов оформления не получал, пожалуй, ни один способ повышения продуктивности.
Заглушая голоса одиноких критиков, мы хотим рассказать, как нативно и эффективно использовать изобретение Райдера Кэрролла для бизнес-задач.
Bullet Journal – архив для мозга
Основная задача системы – записать, упорядочить и сохранить все, чем был занят наш мозг в течение года. Разделы буллет джорнала или логи, как их называют фанаты, разработаны для того, чтобы разложить по полочкам каждый вид активности.
Предприниматель Элли Томпсон, автор блога BeingBoss.club и ее коллега, блогер Ребекка Спунер не просто используют систему, но и адаптировали ее согласно своим предпочтениям, а мы поучились у них.
Разделы могут быть выстроены в любом порядке. Опытные пользователи делают закладку для самых популярных, остальные можно найти на страничке Index в начале блокнота.
Сколько дней в году я работал, и над чем?
Эта простая «коллекция» помогает окинуть взглядом всю активность за месяц или год. Нарисуйте календарь на год и укажите сверху вид вашей деятельности, выделив для него условное обозначение или цветовой код.
Отмечайте на календаре каждый день, когда вы ставили посты в Facebook/Instagram, писали статьи, придумывали дизайн, консультировали клиентов, вели дела в суде, закупали товары для магазина (для каждой активности – свой цвет или форма значка).
Через месяц вы посмотрите на этот лог и поймете, каково соотношение выходных и рабочих дней, сколько процентов времени занимают одни задачи по сравнению с другими. Исправить дисбаланс так намного проще.
Лог месяца
На этом развороте буллет джорналовцы размещают события месяца: в виде списка с днями и числами или сетки из 30-31 квадратика. На второй странице – воспоминания, размышления, анализ важных моментов месяца.
План на неделю
(автор фото — Boho Berry)
Чтобы не рисовать лишнего, в воскресенье вечером следует записать все задачи и планы на неделю вперед – все, что сможете вспомнить, от текущих проектов до дел по дому. Рядом будет колонка задач, которые можно и необходимо делегировать.
На второй странице того же разворота разбейте задачи по дням и каждый день дополняйте их, помечая стандартными условными обозначениями Bullet Journal. Отмечайте их как выполненные, отложенные или отмененные в течение всей недели, добавляйте новые встречи.
Рядом с расписанием дня не забывайте записывать хорошие цитаты, удачные мысли и короткие итоги дня.
Детальный ежедневный разворот не отличается от стандартного для Bullet Journal.
Трекер полезностей месяца
Многие забывают об этом, но каждый день состоит не только из нужд бизнеса. Элементарная ходьба, йога, физические упражнения, минуты отдыха и расслабления, контроль выпитой жидкости не менее важны. Поэтому включить в свой Bullet Journal такой блок – хорошая идея.
Трекер продвижения в соцсетях
Кажется, что следить за успехами в виртуальном мире лучше в нем же, но нет. Раздел Stats tracker позволяет не только наблюдать за аккаунтами компании во всех соцсетях, но и сравнивать их с фактическими продажами.
Результат продвижения будет выглядеть как параллельные столбики с цифрами, поэтому их удобно сопоставить друг с другом. Посчитать эффективность каналов рекламы тоже несложно.
Если сравнить данные об интенсивности работы из календаря со статистикой продаж и соцсетей (выполненных заказов, проведенных консультаций), получится увидеть закономерности: какой период был продуктивным в работе, но не дал ожидаемых результатов?
Самый сложный лог – «Мои цели»
Не спешите записывать сюда все, что взбредет в голову. Цели на год и даже на месяц лучше выбирать осторожно. Запишите сюда те, которые точно являются достижимыми. Сложные задачи разбейте на несколько пунктов. Иногда смотрите на этот список, чтобы напомнить себе, что а) вы – тот еще мечтатель и б) нужно работать, и тогда You can win the race!
(автор – Tiny ray of Sunshine)
По всем законам бизнес-планирования, визуализация целей должна вам в этом помочь.
Коллекции проектов
Отвечая на популярные вопросы пользователей, Райдер Кэрролл советует создавать отдельную коллекцию для каждого длительного проекта. Например, вы ведете крупную PR-кампанию. Выделите в блокноте место для нее, расчертите лог каждого месяца, года, статистику соцсетей, затраты на каналы продвижения, цели кампании. Пусть это будет отдельный мини-буллет джорнал в большом, но процесс и результаты работы станут наглядными, а задачи не потеряются.
Если бы Райдер Кэрролл вдруг задумал организовать конференцию по этой теме, большинство мест выкупили бы фрилансеры. Как можно вести 3-5 проектов для разных заказчиков и не потеряться в них без возможностей Bullet Journal?
Когда проектов много, сделайте отдельный Index для них в начале блокнота.
Бизнес-рутина
На этом развороте должны быть традиционные занятия, которые повторяются каждый месяц и изо дня в день. Лучше нарисовать две коллекции: на месяц и с понедельника по субботу. Заглянув сюда, можно вспомнить, что из обычного понедельничного в этот раз вы отложили на вторник.
Брейнсторминг
На этом развороте живут все креативные идеи, которые появляются у вас в голове. Придумалось что-то за обедом? Немедленно запишите, чтобы не спугнуть. Услышали важную тему в разговоре, вычитали в книге? Несите все сюда: когда соберется критическая масса полезных заметок, из нее может получиться настоящая Идея.
Бухгалтерские страницы или приход-расход
Этот лог – просто спасение для всех, кому тоже кажется, что деньги живут какой-то своей жизнью. Напротив столбика с датами есть столбик с суммой, описанием платежа или поступления и отдельная колонка для обозначения, выполнена ли транзакция.
Для каждого дня можно сделать столько строк, сколько сумм нужно указать. Есть возможность разбить данные по разным картам, придумав условные обозначения для каждой. Если вносить данные ежедневно, деньги не будут теряться, и вы сможете полностью контролировать свои финансы. Звучит очень просто и слегка тревожно, правда?
В business Bullet Journal удобно расчертить финансовый лог для каждого проекта, магазина, сайта, которые требуют вложений и/или приносят доход.
Коллекция командировок и путешествий
В эту таблицу нужно вписать дату рабочей или личной поездки, ее стоимость, результативность, а также сколько километров вы преодолели. Потом будет полезно критически оценить потраченное время и ресурсы, да и планировать выезды наперед так тоже удобно. Конечно, если вы не менеджер по логистике с тысячами перевозок в день.
Мобильное приложение
Райдер Кэрролл позаботился о том, чтобы было проще искать информацию в текущем или старом Bullet Journal. Мобильное приложение Companion v 1.1 сохраняет сфотографированные страницы бумажных блокнотов и позволяет искать в них нужные записи с помощью тэгов, которые пользователь ставит при фотографировании. Заходите в раздел Библиотека, ищете тэг с названием фирмы-конкурента – и все упоминания о ней появляются на экране.
К сожалению, приложение пока доступно только для iPhone.