Час — найцінніший ресурс. Уміння раціонально його використовувати, встигати більше за мінімальну кількість годин, не губитися в хаосі багатозадачності й знаходити час для відпочинку — все це реально з Pomodoro Technique.
Як з’явився метод і до чого тут помідори?
Назва одного з найефективніших методів тайм-менеджменту походить від італійського del рomodoro — томат, помідор, але не має нічого спільного з овочами.
Наприкінці 80-х років італійський студент Франческо Чірілло шукав спосіб оптимізувати час виконання домашніх завдань. У цьому йому допоміг звичайний кухонний таймер у формі помідора. Щоразу Франческо заводив його на 25 хвилин і працював до дзвінка. Сигнал таймера сповіщав, що час зробити перерву на кілька хвилин. Юнак помітив, що робота в режимі 25-хвилинних часових відрізків з перервами на 3-5 хвилин допомагає йому ефективніше концентрувати увагу на виконанні завдання, структурувати час, встигати багато і не перевтомлюватися. Ці часові відрізки він жартома називав «помідорами». Після циклу 4 «помідорів» робив велику перерву, щоб відновити працездатність.
Свій метод Чірілло розвинув до повноцінної системи й описав в книзі «Метод Помідора. Управління часом, натхненням і концентрацією», що стала світовим бестселером. Завдяки своїй простоті та функціональності техніка доступний будь-кому. Вона підходить для організації навчання, роботи фрілансерів та офісних працівників, планування повсякденних домашніх справ.
Що знадобиться?
Нині для техніки Pomodoro розроблені різні онлайн-застосунки, але повсякчас зазирати в телефон чи планшет не завжди зручно, тож оптимальний варіант — вести класичний паперовий записник.
Варто завести окремий «помідорний блокнот», або декілька, для професійних і домашніх справ. Найзручніше використовувати блокнот формату А5, з лінуванням в клітинку, лінію, крапку чи без розмітки — в залежності від ваших уподобань. Записи зручно вести гелевою ручкою, виконані справи позначати маркерами для виділення. Якщо ви часто коригуєте списки справ, можете вести записи простим олівцем.
Якщо ж креслити таблиці від руки — не ваше хобі, доцільно придбати спеціальний блокнот Leuchtturm1917 Change Journal, що містить 24 різні методи для планування та підвищення власної ефективності, зокрема і метод Pomodoro Technique. І звісно ж, вам знадобиться будь-який механічний чи електронний таймер.
Як реалізувати метод на практиці?
Перш за все складаємо список справ. Франческо Чірілло радить робити це щовечора протягом 20 хвилин, щоб зранку одразу розпочати роботу.
- На окремій сторінці блокноту записуємо перелік справ. Потім розподіляємо їх на блоки за пріоритетністю та складністю. Починаємо з найскладніших завдань, що потребують найбільше часу. Оцінюємо, який обсяг роботи можемо виконати за 25 хвилин та формуємо «помідори». Усі дрібні справи варто згрупувати в один блок. Стандартний восьмигодинний робочий день можна умовно розподілити на 14 «помідорів».
- Готуємо блокнот. Розділяємо сторінку двома накресленими лініями, формуємо міні блоки, що позначають час та списки завдань. Проставляємо час виконання завдання починаючи, наприклад, з 9:00 ранку. Можна зробити погодинну кольорову розмітку кожного «помідора» за допомогою штрихів всередині міні блоків.
- Встановлюємо таймер на 25 хвилин і починаємо працювати. Надзвичайно важливо не відволікатися в цей час, адже мозок людини здатен до максимальної концентрації в режимі виконання лише однієї задачі. Телефонні дзвінки, перевірка месенджерів, чаювання — все це може почекати до перерви. Намагайтесь виконувати в кожну 25-хвилинку лише одне завдання.
- Коли пролунає дзвінок — позначте маркером етап на якому ви зупинилися, щоб продовжити після перерви. Під час 5-хивлинної перерви важливо максимально відпочити від справ. Встаньте, пройдіться, зробіть кілька фізичних вправ, випийте чаю, увімкніть музику.
- Після четвертого «помідора» зробіть перерву 20-30 хвилин. Виконані завдання можете викреслювати, витрачений на них «помідор» позначати кольоровою ручкою. Продовжуйте, доки не виконаєте все заплановане.
- В кінці дня підбийте підсумки. Порахуйте всі «зібрані помідори», проаналізуйте труднощі, відволікаючі фактори і форс мажорні обставини.
Навіть якщо попервах 25 хвилин не вистачатиме для виконання запланованої справи, або ж вона займатиме менше часу і залишатиметься кілька хвилин – не страшно. Техніку можна адаптувати до індивідуальних потреб – збільшити чи зменшити часові відрізки роботи та відпочинку. В процесі опанування методу ви вчитиметесь ефективно планувати свій час.
Протягом дня плани можуть змінюватися, якщо ви змушені відволіктися можна просто позначити відповідний пункт, – згодом продовжите там, де закінчили. Хоча автор методу радить починати заповнювати «помідор» спочатку.
Попри зручність і простоту, Pomodoro Technique — не панацея.
Цей метод найкраще підходить тим, хто має можливість індивідуально працювати над завданнями тривалий час, трудиться дистанційно або ж виконує однотипну монотонну роботу. Представникам творчих професій чия продуктивність залежить від натхнення і відчуття «енергетичного потоку» а також тим, хто працює в офісі формату open space і протягом дня постійно взаємодіє з колегами, відвідує наради, відповідає на дзвінки, повідомлення, варто застосовувати зовсім інші методи планування.
