Независимо от того, бизнесмены мы или офисные сотрудники, пиарщики или дизайнеры, — мы все время заняты. Мы просыпаемся и проверяем сообщения в аккаунтах еще до чашки кофе, а спать ложимся с телефоном в обнимку. Мгновенно реагируем на сигналы мессенджеров, бросая обед, и мчимся к новым свершениям. Нам кажется, что когда мы станем более успешными, можно будет дышать свободнее.
Секрет ловушки в том, что успех принесет еще больше дел и отнимет больше времени. Если не получается влиять на количество задач, нужно постараться не дать им проглотить себя. В конце концов, дирижер руководит оркестром, а не скрипки и флейты.
Способ 1. Метод A-B-C-D-E
Метод A-B-C-D-E был придуман Браяном Трейси – автором бестселлеров по повышению эффективности труда. На первый взгляд, метод прост, но требует концентрации внимания и силы воли.
Трейси заметил, что стресс на работе часто появляется тогда, когда сотрудники выполняют не очень важные задачи c низким приоритетом. Но как только человек берется за что-то действительно стоящее, все идет по-другому: появляется энергия, энтузиазм и блеск в глазах. Его система построена на поиске этой энергии.
Итак, как это работает:
1. Напишите список дел на сегодня. Лучше, чтобы он поместился на одну страницу блокнота или ежедневника.
2. Слева от каждой задачи поставьте букву “A”, если она очень важна, и в случае невыполнения вам грозят неприятные последствия. Буква “B” достанется чуть менее важным делам, от невыполнения которых никто не пострадает. Обозначения можно выделить разными цветами – по желанию.
Знак “C” говорит о том, что задачу хорошо бы выполнить, но небо не обрушится вам на голову, если сегодня сделать это не получится.
Буква “D” будет обозначать задачи, которые вы можете делегировать другим. “E” остается для всех дел, которые можно отменить. Браян Трейси советует вычеркивать все, что не годится для пунктов A-B-C-D, чтобы освободить время.
В жизни каждого человека есть “пожиратели времени”: занятия, не приносящие ни удовольствия, ни пользы. Чтобы обнаружить их, нужно один раз провести эксперимент: в течение дня записать все дела, которые отнимают больше 3 минут. Серьезно, абсолютно все: звонки маме, душ, завтрак, просмотр новостей, игру в шахматы, чтение ленты фейсбука. Напротив каждого указать длительность занятия.
В конце дня подсчитайте, сколько времени вы потратили на пустую болтовню или ненужную информацию. Впечатляет? Тогда в следующий раз вносите “пожирателя времени” в список и ставьте возле него букву “E” – она не даст вам повторить ту же ошибку.
Хитрость метода A-B-C-D-E заключается еще и в том, что после выполнения одной-двух суперважных задач вы почувствуете удовлетворение от того, что справились с высоким уровнем персональной ответственности. После этого остальные, не такие важные дела будут завершаться полуавтоматически, на волне эйфории.
Способ 2. АвтоФокус
Если A-B-C-D-E использует сознательность людей, то система АвтоФокус от 72-летнего автора книг о продуктивности Марка Форстера позволяет сосредоточиться на главных делах, соблюдая баланс между подсознательным человека и его рациональным мышлением.
Как часто мы выбираем те пункты из списка, которые нужно выполнить? Это не означает, что нам хочется приступать к ним именно сейчас. В войне с собой мы множим незавершенные задачи и бардак.
Форстер трудился над своей системой несколько лет, и заметил, что объем выполненной работы увеличился, стресса стало меньше, а удовольствия от труда – больше.
Как это работает:
1. Запишите на одну страницу ежедневника список дел на день. Пробегитесь по нему глазами быстро, не вчитываясь.
2. Вдумчиво прочтите список еще раз. Не расставляйте приоритеты мысленно. Вместо этого при виде одной из задач вы почувствуете облегчение. Эта строка и будет «сердцем системы» АвтоФокус: подсознание говорит, что вы готовы взяться за эту работу, она кажется вам несложной.
3. Выполняйте работу, пока это вам нравится. Устали – остановитесь. Вычеркните задачу, если она не закончена – перенесите в конец списка. Срабатывает эффект “контролируемого откладывания”: когда вы дойдете до дел, накопившихся “за чертой”, будете выбирать более простое из сложного.
4. Работайте со списком до тех пор, пока можете “выделить” хотя бы одну задачу. Если таких нет, остальные придется вычеркнуть, не записывая в конце. Разумеется, не навсегда. Стоит взять тайм-аут и подумать, действительно эти дела так важны? Вы правильно поставили задачу, четко сформулировали ее?
Способ 3. 18 минут
Эту систему планирования дня придумал колумнист Harvard Business Review Питер Брегман. В своей книге “18 минут” он доказывает читателям: именно столько времени нужно, чтобы спасти день.
Как это работает:
Шаг 1 – 5 минут. В начале рабочего дня, еще до того, как вы включите компьютер и зайдете в почту, откройте блокнот и запишите в него дела, которые точно сможете завершить до конца дня. Среди них должны быть такие, выполнив которые вы почувствуете себя успешным и продуктивным.
Самые сложные и важные пункты распределите на начало дня. Укажите временные рамки для каждой задачи.
Нужно не только записать план действий, но и указать, где и когда вы собираетесь их выполнять. Психологи провели исследование среди лиц с наркотической зависимостью в период абстиненции. Их попросили написать эссе до 5-ти вечера определенного дня. 80% из первой группы сообщили, где и когда они напишут эссе, и действительно его завершили. Ни один человек из второй группы ничего так и не написал.
Шаг 2 – 1 минута каждый час. Поставьте будильник на телефоне. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на список и честно признайтесь себе, насколько продуктивно вы провели последний час. Определите, на что потратите следующий. Управляйте временем. Не позволяйте ему управлять вами.
Шаг 3 – 5 минут. Выключите компьютер и отключите интернет в смартфоне. Посмотрите на список дня: что сработало, что отвлекало вас? Какие выводы помогут вам быть более успешным завтра? Мы часто повторяем одни и те же лишние действия, как ритуалы – они-то и поглощают ценное время.
Еще один совет: уклоняйтесь от заданий, срочных для других людей. Это не означает, что они являются срочными для вас. Чтобы достичь высокого уровня личной продуктивности, прекратите быть золотой рыбкой. Не отказывайтесь помочь, но честно устанавливайте приемлемые для вас временные рамки.
Если вы заняты, не позволяйте отвлекать вас звонками и разговорами – это всего лишь попытка убить ваше время. Буквально. Возвращаясь к своим мыслям вновь, вы потратите много времени.
Способ 4. Метод RPM
Этот метод касается быстрой постановки целей. Бывает так, что хочется выучить язык, записаться в бассейн, купить автомобиль, получить повышение или запустить стартап, но время ускользает сквозь пальцы, а замысел так и остается виртуальным.
Метод RPM (Rapid Planning Method) от Тони Роббинса, лектора TED, американского писателя и предпринимателя, автора бестселлеров по лайф-коучингу, предлагает нам задать себе всего три вопроса в определенном порядке. Они помогут и поставить цель, и сделать конкретные шаги по направлению к ней.
Как это работает:
Подробно ответьте на три вопроса.
1. Чего именно вы хотите (укажите результат, который нужен).
2. Зачем вам это нужно.
3. Как вы собираетесь это получить (карта действий).
При создании метода Роббинс исходил из того, что люди хотят “больше денег”, но часто не знают, сколько именно, и зачем им это нужно.
Первый вопрос конкретизирует цель, и это важно. Второй раскрывает вам вашу же мотивацию. Например, кто-то хочет купить дорогую машину лишь для того, чтобы ему завидовали другие. “Такие покупки заставят людей смотреть на вас, но они не вызовут к вам уважения”, – считает предприниматель.
Задав себе этот вопрос, вы точно будете знать, стоит ли тратить усилия на эту цель. Если все же стоит – ответ даст вам энергию для выполнения собственного плана.
Отвечая на третий вопрос, нужно нарисовать несколько карт действий. На схемах должны быть вы, ваши конкретные шаги, возможные препятствия и цель. Несколько стратегий спасут от разочарования, если одна не сработает. “Как правило, люди не достигают задуманного, потому что не готовы к техническим неудачам”, – предупреждает Тони Роббинс.