Подход к планированию не может быть универсальным, хотя бы потому, что, управляя временем, мы преследуем разные цели. Тем не менее основополагающие столпы, на которые смело можно опереться, все-таки существуют.
Точки опоры
Чем бы вы ни занимались – работой или собственным проектом, любимым делом, от которого не можете оторваться или исключительным зарабатыванием денег, мотивация – это та отправная точка, от которой необходимо оттолкнуться. Так, если мы говорим о планировании рабочего времени, то важно, чтобы дело было интересным или хотя бы продвигало на пути к большой цели.
По мнению психологов, одним из главных навыков, способствующих достижению задач, является умение сосредоточиться. Однако если от внешних раздражителей избавиться несложно, то, как остановить внутренний поток мыслей, чувств и переживаний — вопрос не для слабаков. Для решения этой задачи советуют овладеть искусством медитации, и это совсем не так сложно, как могло бы показаться. Делая небольшие упражнения день ото дня, о которых, например, рассказывает Сергей Ключников в «Искусстве управления собой», можно научиться успокаивать внутренний диалог, более того, войдя во вкус — с удовольствием возвращаться к этому состоянию снова и снова. Существуют и более простые и доступные методы настройки на нужный лад, как например рисование дудлов.
Следующей точкой опоры является овладение искусством маленьких шагов. Если впереди большой проект – разбейте его на маленькие подзадачи и выполняйте по одной в день. Ежедневные дела в свою очередь советуют разбивать на еще более мелкие. Например, зарекомендовавший себя метод помидора, заключается в том, чтобы сосредоточенно работать 25 минут, после – сделать маленький перерыв. И так 4 помидора, после чего в качестве награды устраивается длинный перерыв в 15-30 минут. Метод, разработанный итальянцем Франческо Чирилло, оказался очень действенным – им пользуются вот уже 30 лет. Таким образом человек дает себе команду: «работаю сосредоточенно, но всего 25 минут». Ученые не могут сказать наверняка, увеличивает ли этот процесс количество нейронных связей, но то, что он развивает память и увеличивает эффективность в разы – достоверно известно.
Чтобы не растягивать работу, тем более если она не так уж горячо любима, награждайте себя за успехи перерывами и приятными мелочами в течение дня. Погрейтесь на солнышке, почитайте любимую книгу во время отдыха после 4-х помидоров, купите мороженое, наконец. Это даст ощущение пусть маленьких, но побед.
Биоритмы или как договориться с собой
Планируя день, важно помнить о биоритмах. Не стоит и говорить, что они индивидуальны, однако общие закономерности все же есть. Оказывается, проснуться и закончить все утренние дела желательно до 9 утра. С 9 до 10 наступает пик сообразительности и концентрации, а с 10 до 12 – работоспособности. В промежутке с 12.00 до 14.00 желательно организовать обед и отдых. За ним последует период снижения активности, а с 16.00 до 18.00 наступит новый пик работоспособности. Лучшее время для физических упражнений – с 20.00 до 21.00. После наступает время наилучшего запоминания – не зря студентам рекомендуют повторять пройденное перед сном. А вот начиная с 22.00 лучше дать организму отдохнуть: лучший период для его восстановления наступает в 23.00 и длится до часа ночи. Основываясь на этих нехитрых закономерностях, можно удачно спланировать свой день. Главное – не насиловать свой мозг, когда тот уже устал, и давать себе отдыхать 10-15 минут в течение каждого часа.
Системы планирования – выбирай любую
Систем планирования существует великое множество, как стандартных, которые разбивают день на временные промежутки, так и не стандартных – например, буллет джорнал или планирование дел по кругу, разработанное Патриком Ынем. Так или иначе, в последнее время эксперты тайм-менеджмента, а также его активные пользователи, пришли к выводу, что любая система должна давать определенную свободу и не давить на человека грузом невыполненных дел. Так, даже в стандартном временном расписании классического ежедневника советуют резервировать время на отдых и незапланированные дела. Кроме этого, существует так называемая система 1-3-5. Ее основная идея состоит в том, чтобы фиксировать наборы задач на день: 1 крупную и важную, 3 среднего масштаба и 5 мелких. Этот подход идеально подходит тем, чей рабочий процесс крайне динамичен, а значит, предугадать, чем придется заниматься даже завтра, сложно. Так, в начале рабочего дня, когда горизонт становится обозрим, человек выбирает каким списком дел ему сегодня заняться – 1, 3 или 5.
А вот стандартные to-do list стали потихоньку терять свою популярность по причине того же гнетущего чувства, вызываемого у своих владельцев. Для этого придумали анти to-do list. В него записывают завершенные в течение дня дела. Рекомендуется это делать на обратной стороне to-do list, чтобы, перевернув список в конце дня, всегда можно было найти, за что себя похвалить. Кроме этого советуют завести stop doing list как метод борьбы с пожирателями времени. Если вы знаете за собой грешок сидеть в социальных сетях во время рабочего дня или ходить на перекур каждые 15 минут, то этот простой способ должен помочь. Список содержит вредные привычки, отвлекающие от важного. Параллельно с ним составляется хронологическая таблица, куда вписывают максимальное количество времени, выделяемое в день под тот или иной хронофаг. С каждым днем временной промежуток должен уменьшаться, постепенно сводя на нет врагов эффективности.
Бенджамин Франклин: пирамида великого тайм-менеджера
Как бы то ни было, у стандартного подхода к планированию существует обратная сторона и на ней крупными буквами написано: «учет утекающего времени». Получается, что, планируя свой день (неделю, год), мы лишь боремся со временем, пытаясь отвоевать у него хоть немного эффективных часов, вместо того, чтобы сделать его своим союзником. А ведь именно с этой точки зрения этот бесценный ресурс рассматривал Бенджамин Франклин. Кроме как своими политическими и научными достижениями, он известен собственной системой планирования, так называемой пирамидой, которая помогла достигнуть ему успеха. Дело в том, что целью Франклина было использовать свое время максимально эффективно, в частности для познания и саморазвития.
В основе пирамиды лежат ценности, которых у Бенджамина Франклина было 13: воздержание, порядок, решительность, трудолюбие, бережливость, молчаливость, искренность, справедливость, умеренность, чистота, целомудрие, скромность и спокойствие. Каждой из них он посвящал одну неделю, чтобы та прочно вошла в его жизнь. На базе основных ценностей определяются глобальные жизненные цели – это следующая ступень пирамиды. План их достижения формируется на следующем этапе – в генеральном плане достижения целей. Чтобы глобальная задача стала более обозримой, формируется долгосрочный план на 3-5 лет. Далее – среднесрочный, длиною от 1 до 12 месяцев. И уже в рамках месяца или года формируются планы не неделю и каждый отдельно взятый день. Таким образом, самый обычный очередной день проживается исходя из глобальной задачи, а значит, наполнен смыслом.
Построив однажды свою собственную пирамиду, а значит, определив внутреннюю мотивацию, планирование на день становится лишь вопросом техники. Безусловно, для определения ценностей и глобальных целей нужно потратить немало времени, а кроме того – быть честным с самим собой, чтобы не прожить случайно чужую жизнь. Возможно, придется копаться в себе не один месяц, чтобы очистить шелуху и выделить главное. Однако результат того стоит: в рамках очерченных границ собственного государства вам не придется тратить время на ненужные дела и бесконечные взвешивания на каждом шагу – «быть или не быть», в то время как самомотивация будет двигать изнутри, сделав вопрос планирования всего лишь частью большого и интересного процесса.
Фотографии — Bulletjournal.com / Scription / Moleskine.com